W numerze 24. Plusa przedstawiłem uwagi na temat znaczenia informacji zarządczej i jej wpływu na cechy systemów informatycznych do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem. Jednym z wniosków było stwierdzenie, że decydujące znaczenie w doborze narzędzia informatycznego mają indywidualne potrzeby informacyjne każdego przedsiębiorstwa. Dobór narzędzi informatycznych musi być każdorazowo dostosowany do specyfiki danej organizacji i problemów, jakie muszą zostać rozwiązane.

Wybór rozwiązania ERP to jedna z najważniejszych decyzji w każdej firmie, mająca wymiar strategiczny. Oprócz stosunkowo wysokich nakładów na jego pozyskanie ma ona bowiem bezpośredni wpływ na zmianę efektywności działania firmy w praktycznie wszystkich obszarach jej funkcjonowania w kilku, a czasami kilkunastu następnych latach. Trafna decyzja to uzyskanie dodatkowej przewagi konkurencyjnej, wynikającej z lepszej kontroli procesów wewnętrznych i zewnętrznych, lepszej jakości informacji zarządczej oraz usprawniania sposobu działania organizacji. Błędna decyzja to strata finansowa, obniżenie efektywności działań, wzrost kosztów operacyjnych, utrata dobrego wizerunku firmy wobec kontrahentów. Jednym słowem poważna przeszkoda w realizacji planów rozwojowych firmy, a często również znaczący regres w jej funkcjonowaniu.

Co zrobić, aby ta strategiczna decyzja była trafna i przyniosła firmie oczekiwane korzyści finansowe?

Zakładamy, że kadra zarządzająca podjęła decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego klasy ERP. W tym miejscu zaczynają pojawiać się następujące pytania. Jak podejść do tematu? Jakie kryteria wziąć pod uwagę, aby dokonać trafnego wyboru? Zrobić to samemu, czy zlecić dokonanie analizy firmie doradczej? Czy wiadomo precyzyjnie, jakie cele chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie nowego systemu? Czy organizacja jest wystarczająco dojrzała, aby uruchomić nowy system, a przy okazji usprawnić metody jej funkcjonowania? Kadra menedżerska nie zawsze potrafi na te pytania odpowiedzieć. Nie zawsze potrafi również przeprowadzić proces wyboru rozwiązania ERP i często nie wie, jakimi kryteriami się kierować.

Złożoność procesu selekcji systemu informatycznego klasy ERP i ryzyko popełnienia, czasami bardzo kosztownego błędu, wskazują na zasadność skorzystania z pomocy firmy konsultingowej. Konsultanci mogą pomóc nie tylko w wyborze właściwego narzędzia informatycznego i obniżeniu kosztów całego rozwiązania w trakcie negocjacji warunków handlowych, ale też przygotować firmę do procesu wdrożenia i na koniec zadbać, aby osiągnięto zakładane cele prac wdrożeniowych.

Firmy, które z różnych powodów decydują się na samodzielny wybór rozwiązania ERP, mogą wykorzystać przedstawione niżej wskazówki, jak to zrobić najlepiej.

Proces selekcji powinien zostać podzielony na trzy zasadnicze etapy:

I. Ustalenie odpowiedzi na pytanie, "co system ma robić" i jakie korzyści ma przynieść teraz i w przyszłości.
II. Wybór systemu, który najlepiej spełni nasze oczekiwania, w tym finansowe.
III. Wynegocjowanie najlepszych warunków handlowych i współpracy z dostawcą rozwiązania ERP.

Podstawowy zakres działań składający się na realizację etapu pierwszego to:

1. Właściwy dobór osób, mających zrealizować postawiony cel.
Wbrew powszechnym opiniom nie powinni to być informatycy (pracownicy działu informatycznego). Ich udział w procesie wyboru systemu informatycznego nabierze znaczenia w kolejnych etapach procesu. Na tym etapie myślimy o biznesie, metodach zarządzania, jakości informacji zarządczej, strategii działania firmy w najbliższych latach, pozycji konkurencyjnej, nowych produktach, budowaniu marki. Typowych elementach składających się na codzienność biznesową kadry menedżerskiej. Najlepiej gdyby na tym etapie realizacją postawionego celu zajęli się przedstawiciele Zarządu oraz wytypowana kadra menedżerska odpowiedzialna za najważniejsze obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa.

2. Identyfikacja i/lub weryfikacja strategii działania oraz celów przedsiębiorstwa, jako punktu wyjścia do dalszych prac projektowych.
Realizacja tego punktu jest podstawą do dalszych prac nad wyborem rozwiązania ERP, którego zadaniem jest właśnie wspieranie realizacji celów strategicznych przedsiębiorstwa. Poprzez określenie strategii działania przedsiębiorstwa powinniśmy odpowiedzieć sobie przynajmniej na kilka pytań, a mianowicie: co sprzedajemy (produkty), komu sprzedajemy (rynek i klienci), w czym jesteśmy lepsi od konkurentów (przewaga konkurencyjna), co musimy zrobić, aby osiągnąć cele strategiczne (kluczowe czynniki sukcesu).

3. Ocena bieżącego stanu funkcjonowania firmy, poprzez wykorzystanie np. mapy relacji.
oprac. własne na podstawie G.Rummler, A.Branche

W przedstawionym wyżej modelu przedsiębiorstwo (1) jest rozumiane jako system przetwarzający, tj., dokonujący konwersji zasobów (2), na wyniki, czyli produkty i usługi (3), które przekazuje rynkom (4), dostarcza środki finansowe swoim akcjonariuszom (5), kierujący się własnymi sprzężeniami zwrotnymi (6), które są determinowane sprzężeniami zwrotnymi z rynku (7), gdzie konkurenci korzystają z tych samych zasobów i dostarczają na ten sam rynek (8), a wszystko rozgrywa się w otoczeniu społecznym, ekonomicznym i politycznym (9), w organizacji są funkcje (działy), które dokonują konwersji zasobów na produkty (10), a nad wszystkim czuwa mechanizm kontrolny, czyli kierownictwo (11).

Mapa relacji posłuży nam do określenia procesów międzyfunkcjonalnych w przedsiębiorstwie, ustalenia procesów głównych, identyfikacji "białych plam" funkcjonowania przedsiębiorstwa (styku komórek funkcjonalnych), zrozumienia, jak wykonywana jest praca w przedsiębiorstwie, ustalenia punktów krytycznych funkcjonowania przedsiębiorstwa, określenia ewentualnych procesów nielogicznych, np. przygotowanie prognoz sprzedaży przez Dział Sprzedaży, z wyłączeniem Działu Marketingu.

4. Ustalenie stanu bieżącego oraz docelowego, wyodrębnionych w poprzednim punkcie, procesów głównych oraz identyfikacja punktów krytycznych.
Skoncentrowanie uwagi na procesach najistotniejszych dla funkcjonowania firmy, tj. takich, które mają decydujące znaczenie dla pozycji konkurencyjnej, umożliwi identyfikację i analizę poszczególnych czynności i obiegu informacji składających się na specyfikę działania firmy. Każda firma, nawet w tej samej branży, różni się między sobą. Przy założeniu, że znaczące różnice funkcjonalne pomiędzy obecnie dostępnymi systemami ERP zacierają się, ustalenie punktów krytycznych dla funkcjonowania firmy umożliwi nam na uzyskanie odpowiedzi na pytanie, który z systemów ERP i jego funkcjonalności najlepiej pasuje do wymagań mojej firmy. Przykładami punktów krytycznych mogą być np. przygotowanie i realizacja prognoz sprzedaży, magazynowanie towarów w magazynie wysokiego składowania, kompletacja i optymalizacja ładunków według tras transportowych, przygotowanie planu produkcji.

5. Ustalenie listy kryteriów oceny ofert dostawców rozwiązań ERP.
W tym miejscu należy odpowiedzieć na pytanie, według jakich kryteriów będziemy oceniać propozycje rozwiązań ERP i które z tych kryteriów będą najważniejsze. Jest to bardzo istotny punkt całego procesu wyboru, ponieważ umożliwi nam odpowiednie przygotowanie zapytania ofertowego oraz pomoże doprowadzić do porównywalności poszczególne oferty od dostawców. Pośród bardzo wielu kryteriów wyboru dostawcy rozwiązania ERP należy zwrócić szczególną uwagę na:

6. Sporządzenie listy istotnych funkcjonalności systemu informatycznego.
Oprócz funkcji krytycznych, który przyszły system musi spełnić, należy ustalić pozostałe oczekiwania wobec rozwiązania ERP. Należy bowiem uniknąć sytuacji, kiedy system będzie doskonale zarządzał magazynem wysokiego składowania, ale nie naliczy wynagrodzenia pracownikom. Przykładami funkcjonalności istotnych może być analiza ryzyka finansowego, wstępna analiza przepływów finansowych związanych z MRP, zamykanie i blokowanie okresów sprawozdawczych, określanie dla indeksu materiałowego minimalnego poziomu stanu magazynowego, itp.

W efekcie prowadzonych prac ustalimy zakres naszych potrzeb informacyjnych i wymagań wobec nowego systemu informatycznego oraz uzyskamy możliwość przygotowania właściwego zapytania ofertowego do dostawców. O szczegółach następnego etapu procesu wyboru rozwiązania ERP w kolejnym artykule.

Jacek Gałkowski
ALDEA IT Consulting

Opublikowano za zgodą HLB Frąckowiak i Wspólnicy Sp. z o.o.