W pierwszym odcinku cyklu poruszyłem temat systemów księgowo - finansowych i niewystarczającej jakości informacji zarządczej, które systemy tej klasy dostarczają kadrze kierowniczej przedsiębiorstwa. We współczesnym przedsiębiorstwie podejmowanie decyzji opiera się na dostępie do informacji. Przedsiębiorstwa korzystają z różnych narzędzi, systemów i technik informatycznych, aby zaspokoić swój popyt na informacje.

Rozwój istoty i znaczenia informacji zarządczej we współczesnym przedsiębiorstwie determinuje cechy współczesnego systemu informatycznego do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem.

Nie ma rozwiązania uniwersalnie dobrego, narzędzie należy dopasować do istoty i zakresu potrzebnej informacji zarządczej, zatem zanim o cechach tych narzędzi, zastanówmy się, czym jest informacja zarządcza.

Informacja zarządcza to zestaw informacji o funkcjonowaniu firmy. Jest potrzebna do zarządzania firmą. Jej podstawowym zadaniem jest wspomaganie kadry kierowniczej w podejmowaniu decyzji bieżących i strategicznych oraz wskazywanie zagadnień, na które trzeba zwrócić uwagę w działalności operacyjnej. Najważniejszymi cechami informacji zarządczej są: aktualność, przydatność, elastyczna struktura, duża różnorodność, przeznaczenie dla potrzeb wewnętrznych przedsiębiorstwa i pochodzenie głównie z systemów transakcyjnych tj. takich, które wspierają działalność operacyjną i systemów zarządzania przepływem pracy (worklfow).

Kiedy możemy mówić, że system wspomagający zarządzanie dostarcza informację zarządczą spełniającą cechy wymienione powyżej? Aby można było uznać, że system wspomagający zarządzanie dostarcza informację zarządczą, powinien on spełniać następujące warunki:

• Umożliwiać dostęp do aktualnych danych (nie tylko finansowych, generowanych przez systemy księgowo - finansowe). Często jest tak, że aktualizacja informacji w centralnej bazie danych następuje dopiero po kilku, a nawet kilkunastu dniach. Powodem może być rozproszona struktura organizacyjna przedsiębiorstwa, uwarunkowania infrastrukturalne, czy specyfika pracy przedstawicieli handlowych.
• Posiadać możliwość pozyskiwania przez użytkownika systemu zestawu informacji odpowiadających jego potrzebom. Czasami potrzebujemy bardzo prostej informacji, np. czy sala konferencyjna lub prezentacyjna, jest właśnie dostępna albo, kto i dokąd pojechał samochodem służbowym lub jakie warunki zostały zaoferowane klientowi X w ofercie wysłanej do niego kilka dni temu. Czasami jednak potrzebujemy informacji bardziej szczegółowej, np. na temat ilości i czasów trwania rozmów telefonicznych wykonanych przez przedstawiciela handlowego oraz ilości godzin spędzonych przez niego na bezpośrednich wizytach w określonym czasie w celu pozyskania klienta X.
• Pozwalać na pozyskiwanie informacji w bardzo szerokim zakresie, co umożliwia szybkie korygowanie nieprawidłowości i wykorzystywanie możliwości w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Przykładem takiej informacji jest np. kwestia alokowania zasobów ludzkich i rzeczowych potrzebnych do realizowania usług dla klientów.
• Forma i treść informacji powinna pozwalać kadrze kierowniczej na podejmowanie decyzji w obszarze ich odpowiedzialności i realizowanych zadań. Kadra kierownicza na każdym szczeblu zarządzania potrzebuje informacji o innym poziomie szczegółowości i zakresie, odpowiadającej swojemu "kawałkowi" funkcjonowania firmy.
• Pozyskiwanie informacji nie powinno wymagać od nas tworzenia skomplikowanych raportów. Często nasze potrzeby wymagają wyszukiwania informacji ad hoc. Zatem warunkiem pozyskiwania informacji zarządczej powinna być prostota w docieraniu do potrzebnej informacji. Nie każdy użytkownik systemu jest informatykiem lub analitykiem finansowym, aby tworzyć skomplikowane zestawienia i analizy biznesowe.
• Oprócz danych ogólnych, system powinien nam umożliwiać dostęp do informacji szczegółowych, pozwalających dotrzeć do źródeł zaistniałej sytuacji. W tym miejscu możemy posłużyć się przykładem systemu księgowo - finansowego, który m.in. dostarcza nam informacji o wartości sprzedanego produktu, czy usługi. Nie dostarcza jednak informacji o ilości godzin poświęconych na opracowywaniu i wysyłce ofert, przeprowadzonych rozmów telefonicznych, zrealizowanych prezentacji oraz godzin spędzonych nad negocjacjami warunków umowy.
• Możemy pozyskiwać informację z jednego systemu informatycznego zarządzania, bez konieczności łączenia danych, często z różnych systemów. Jest to bardzo ważny warunek pozyskiwania informacji zarządczej. Ogranicza ryzyko związane z brakiem rzetelności pozyskiwanej informacji oraz nie wymusza na użytkownikach systemu wysokich kompetencji technicznych, umożliwiających pozyskanie potrzebnej informacji.

Rozumiejąc już istotę i znaczenie informacji zarządczej w przedsiębiorstwie oraz warunki jej pozyskiwania z systemu wspomagającego zarządzanie, zastanówmy się, jakimi cechami powinien charakteryzować się współczesny system informatyczny do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, który spełniłby oczekiwania w w/w zakresie. Do najważniejszych cech należy zaliczyć: integrację danych i procesów w jednej bazie danych; kompleksowość funkcjonalną, obejmującą wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa i jego wszystkich pracowników; orientację procesową i możliwości podnoszenia efektywności realizowanych procesów poprzez ograniczanie liczby i czasu wykonywanych czynności; możliwość monitorowania realizacji celów przedsiębiorstwa, poprzez ściślejszą kontrolę wykonywanych czynności i zadań; proste i szybkie tworzenie wszelkich analiz biznesowych, jako narzędzie wspomagające kierownictwo w podejmowaniu decyzji, w tym umożliwiające realizowanie idei controllingu; elastyczność strukturalną i funkcjonalną; otwartość sprzętową i systemową; zaawansowanie technologiczne.

Z przytoczonych obserwacji na temat znaczenia informacji zarządczej i jej wpływu na cechy systemów informatycznych do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem wynika, że decydujące znaczenie w doborze narzędzia informatycznego mają indywidualne potrzeby informacyjne każdego przedsiębiorstwa. W następnych publikacjach będę omawiał poszczególne cechy współczesnego systemu informatycznego do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem.

Jacek Gałkowski
ALDEA IT Consulting Opublikowano za zgodą HLB Frąckowiak i Wspólnicy Sp. z o.o.

Opublikowano za zgodą HLB Frąckowiak i Wspólnicy Sp. z o.o.